Passiivse Sissetuleku Juhend
Teie ettevõte toimib piisavalt sujuvalt, kuid teate, et asjad võiksid olla paremini. Mõnikord jääb projekt mõneks päevaks liiga pikaks või koosolekud, mis tundusid kunagi produktiivsed ja kasulikud, venivad nüüd tundideks. See võib tunduda nagu rattad mudas pöörleksid ja seda veojõudu on raske tagasi saada.
Kuidas saate seda tüüpi probleeme lahendada? Keskendudes oma ettevõtte tõhususe parandamisele. Küsisin Noorte Ettevõtjate Nõukogu liikmetelt näpunäiteid selle kohta, kuidas nad oma ettevõtteid tõhusalt toimivad, mis omakorda aitab neil olla tootlikum.
1. Automatiseerige kõik ülesanded, mida saate
Olgu selleks töötajatele palgatõendite saatmine või hankijatele kviitungite saatmine, automatiseerige kõik, mida saate. „Äriautomaatika ei ole lihtsalt luksus; see on tänapäeva konkurentsikeskkonnas vajalik,” ütleb Sathvik Tantry FormSwiftist. “Monotoonsete ülesannete automatiseerimine säästab teie töötajate aega ja võimaldab neil teha produktiivsemaid ülesandeid, mis nõuavad kriitilist mõtlemist või inimlikku puudutust.”
Sathvik lisab, et kuigi alguses võib olla kallim rakendada automatiseeritud protsesse, siis pikemas perspektiivis vähendab see kulusid ja suurendab äritegevuse efektiivsust.
2. Julgustage oma töötajaid silmast silma vestlema
Kuigi töökaaslasele kiire meili või vestlussõnumi saatmine võib tunduda tõhusam viis vastuse saami, võib see sageli anda vastupidise efekti, kuna järgnev edasi-tagasi saatmine võib võtta kauem aega kui kiire näost näkku suhtlemine. . “Skype, Google’i vestlus ja muud võrgusuhtlustööriistad on alati abiks, kui proovite oma kolleegidele kiirsõnumit edastada,” ütleb Miles Jennings ettevõttest Recruiter. “Kuid näost näkku suhtlemine kiirendab tõesti probleemi lahendamise, küsimusele vastamise või millegi olulise selgituse saamist.”
Kuidas saate tagada, et teie töötajad tasakaalustavad neid kahte optimaalse efektiivsuse saavutami? “Kui julgustada töötajaid vajaduse korral üksteisega avalikult rääkima, tekib pidev teabevoog,” ütleb Miles.
Kuigi vestlusel ja meilil on oma koht, tagate, et teie töötajatel on mugav näost näkku suhelda, hoiate oma ettevõtet tõhusalt liikumas ja probleemi, mille oleks saanud lahendada viieminutilise näost näkku vestlusega. ei lõpe 20 sõnumi pikkuse meililõimega.
3. Piirake katkestusi
Töötajate koosolek kell 9.00, osakonna koosolek kell 11.00, lõuna lõuna ajal – kui teie töötajatel on raskusi ülesannete tõhusa täitmisega, võib põhju olla pidevad katkestused. “Püüame ajastada mitu koosolekut samale päevale, mitte neid nädala peale laiali ajada, ja blokeerime oma kalendris aktiivse töötamise aja,” ütleb Alexander Moore Boomerangist. Ajatükkide blokeerimine katkematuks tööks võib aidata teie töötajatel paremini keskenduda ja selle tulemusena töötada tõhusamalt.
Kuid koosolekud ei ole ainsad rikkujad – pidevad e-posti märguanded, vestlussõnumite hüpikaknad ja teie ettevõttesisese projektihaldustarkvara märguanded võivad kõik häirida töövoogu. “Üldiselt kulub pärast katkestust tõhusaks töö jätkami umbes minut,” ütleb Alexander. “Sel põhjusel kasutame meilimärguannete vähendami selliseid tööriistu nagu Inbox Pause.” Neid on palju tööriistad ja rakendused, mis hoiavad teie tööd segamatult, mis võib aidata teil tõhusamalt töötada.
4. Korraldage igapäevane 10-minutiline ettevõtte koosolek
Kuigi koosolekuid peetakse üldiselt vajalikuks, võivad need jätkuda punktini, kus nad söövad tööpäeva ära. David Ciccarelli kasutajast Voices.com soovitab lühemaid ja tõhusamaid koosolekuid, mis katavad põhitõed 10 minutiga.
“Iga päev koguneme seltskonnana 10-minutilisele koosolekule nimega Daily Huddle,” ütleb ta. “Kohtumine on teabeallikas, mis hoiab kõiki kursis, sealhulgas meie peamiste tulemusnäitajate kokkuvõtte, saavutuste tähistamise ja parandamisvõimaluste tuvastamise.”
See pole mitte ainult hea viis hoida kõiki töötajaid ettevõttes toimuvate uute arengutega kursis, vaid koosolekute lühiajaline ja arusaadav hoidmine muudab koosolekuprotsessi sujuvamaks ja vähendab ajaraiskamist. “See protsess hoiab meid tõhusalt töös, kuna mittevajalikud koosolekud jäävad ära,” ütleb David.
5. Üksikülesanne, et rohkem ära teha
Me kõik arvame, et oleme suurepärased multitaskerid; Minu sülearvutis on praegu avatud 11 vahekaarti – ja see on mõne päevaga võrreldes konservatiivne arv. Siiski arvatakse, et Kuigi inimesed võivad potentsiaalselt teha mitut ülesannet, ei pruugi nad olla produktiivsemad. Niisiis, siin tuleb mängu „ühe ülesande” (või ühele ülesandele keskendumise kuni lõpetamiseni) idee.
“Kogu meie ettevõte töötab praegu meie “ühe ülesandega” mängu täiustamise nimel ja ei liigu järgmise projekti juurde enne, kui praegune on lõppenud, ” ütleb Laura Roeder Meet Edgarist.
Ta jätkab selgitamist: „Ühe ülesandega töötamine võimaldab teil kiiremini rohkem ära teha, kuna ei lase projektidel mädanema hakata, kui need on peaaegu valmis. Lihtne on end ekslikult produktiivsena tunda, kui teil on pooleli 10 projekti, kuid tegelikult ei jõua maailmas midagi.”
Keskendumine ühele ülesandele, kuni projekt on lõpetatud, aitab teil tegelikkuses ellu viia, selle asemel, et lõhkuda nii palju erinevaid projekte, et miski ei saa kunagi valmis.
6. Heidutada “Kas teil on hetk?” koosolekud
“Üks levinumaid ja ebatõhusamaid aja- ja energiakasutusi on sagedane “kas teil on minut?” koosolekutel,” ütleb Kristopher Jones LSEO-st. “Need kohtumised on planeerimata ja tavaliselt häirivad tootlikkust.”
Miks on need koosolekud kontori efektiivsusele halvad? “Tegelikkus on see, et ühe minutiga ei saa peaaegu midagi olulist korda saata, mis tähendab, et ühest minutist saab 15 minutit või kauem ja see on kohutavalt ebaefektiivne ajajuhtimine,” ütleb Kristopher.
Selle asemel proovige planeerida kiireid koosolekuid kindla ajavahemikuga ja pidage kinni teemast, mida peate arutama. Isegi lihtne e-kiri, milles küsitakse: “Kas me saame kell 15.00 10 minutiks kohtuda, et arutada projekti X lõpetamist?” saavutab eesmärgid hoida kohtumine lühike, ajakava ja näost näkku.
7. Pidage kinni kehtestatud protsessist
Kui teil on projekt, mis on juba pooleli, võib asjade kiirendamine lõppeda nurkadega. “Jääge kindlaks määratud protsessi juurde,” soovitab Angela Harless ettevõttest AcrobatAnt. “Kui proovime protsessi kiirendami kärpida, jääb midagi vahele, mis tuleb hiljem korda teha ning maksab aega ja raha. Asjad lähevad sujuvamalt, kui jääme alustatud protsessi juurde.
Kas see tähendab, et kunagi asju ei muuda? Muidugi mitte – see muudaks tõenäoliselt enamiku meie varasematest ettepanekutest kasutuks! Kuid kui muudate protsessi, tehke seda meelega, mitte ainult kapriisi või ajakavast mahajäämise tõttu. “Protsesse saab muuta, kuid neid tuleks muuta tahtlikult ja pärast võimaliku muudatuse heakskiitmist kogu meeskonnaga suhtlemisel,” ütleb Angela.
8. Kasutage ülesannete haldamise tarkvara
“E-post ei ole ideaalne suhtlus- või koostöömeetod meeskondades,” ütleb Dave Nevogt Hubstaffist. “Kasutame ülesannete haldamise tarkvara nagu Trello, et meie suhtlus ja töö edenemine oleksid kõik ühes kohas.”
Määratud meeskondadele mõeldud ülesannete haldamise tarkvara võib aidata kõigil tõhusamalt koostööd teha, edenemist jälgida ja ülesannetega toime tulla. “See säästab kõigi aega, mis kulub meilisõnumite lugemisel edasi-tagasi, ja võimaldab meil ka edusamme tõhusamalt jälgida,” ütleb David. Oleme Palo Alto Software’is nõus ja oleme ka Trello suured fännid.
9. Edendada avatud suhtlemiskultuuri
Just nagu näpunäide number kaks, julgustage oma töötajaid avatult suhtlema. Kuid see läheb kaugemale näost-näkku suhtlemise ideest probleemide lahendami; kas teie töötajad tunnevad end mugavalt oma muresid väljendades või teie ettevõtte juhtimise kohta tagasisidet andes?
“Meie plahvatusliku kasvu peamine põhjus on asjaolu, et meil on avatud suhtluskultuur,” ütleb Interstate Air Conditioning & Heating Raymond Kishk. “Parim viis ettevõtte tõhususe parandami on julgustada osakondade vahelist tagasisidet, ideid ja suhtlust.”
Sa ei saa olla kõikjal korraga ega näe kõike. Teie töötajad võivad märgata teie ettevõtte valdkonda, mida saaks tõhusamaks muuta, või protsessi, mida saaks sujuvamaks muuta. Veenduge, et nad tunneksid end mugavalt oma arvamust avaldades ja tagasisidet pakkudes, eriti kui tegemist on tõhususe parandamisega. “Julgustades töökaaslasi tõhususe protsessis osalema, on tulemu produktiivsem ja tõhusam meeskond,” ütleb Raymond.
10. Tea, millal peatuda
Kuigi on oluline siluda võimalikult palju tõrkeid, et aidata teie ettevõttel tõhusamalt töötada, peate ka teadma, kuhu tõmmata piir. Kõiki protsesse ei saa – ega peagi – automatiseerima, nagu ka iga koosolek ei lõpe alati ettenähtud ajal.
“Tõhusus on oluline – pole kahtlust,” ütleb Neill Feather ettevõttest SiteLock, LLC. “Kuid idufirmade ja ettevõtjate jaoks võib liigne tõhususele keskendumine häirida meie ettevõtete jaoks tõeliselt olulisest: kasvust.”
Neill on seda oma äriga kogenud: „SiteLockis keskendume tõhususele võtmevaldkondades: riistvara kasutus, teenusetaseme lepingud jne, kuid tuletame endale alati meelde, et meie kõige olulisem eesmärk on kasv. See hõlmab teenindatavaid kliente, pakutavaid tooteid ja kaubamärgi tugevust.
Tähtis on püüelda efektiivsuse poole, kuid ära lase tõhusama äritegevuse eesmärgil teisi eesmärke varjutada. Katse-eksituse meetodil ja kogu protsessi vältel töötajatelt tagasiside saamisega saate jälgida, mis töötab ja mis mitte, ning parandada oma ettevõtte tõhusust – samal ajal jätkates oma äri kasvu ja tugevdamist.
