ATS Informática – IT riešenia pre manažment

O štandardizácii procesov ste už určite počuli, no nie ste si istí, ako to funguje v praxi. Sú aj takí, ktorým naskakuje husia koža už len pri pomyslení na tento pojem.

Bez ohľadu na to, ktorú z týchto dvoch alebo iných obchodných realít súvisiacich s myšlienkou štandardizácie procesov, máme v úmysle v tomto texte demystifikovať, čím sa koncept stane hmatateľnejším a ideál viac zhmotniteľný vo vašom každodennom živote. podnikania.

Čo znamená štandardizácia procesov?

Procesná štandardizácia je veľmi zjednodušený preklad jeho pojmu a týka sa aktov zameraných na zjednotenie rutiny podnikateľskej činnosti. Ide o implementáciu jednotných štandardov v spôsobe práce, aby bola prevádzka podniku konzistentnejšia a produktívnejšia.

Keď o tom hovoríme, automaticky máme na mysli aj organizáciu rôznych bodov, úloh a prístupov v rámci podnikateľského prostredia, od spôsobu riešenia konfliktov až po spôsob, akým je činnosť vyvíjaná, spolu s logistikou, na ktorej sa podieľa viac ako jedna osoba. .

Štandardizácia procesov je zvyčajne nevyhnutná a nevyhnutná v spoločnostiach s funkciami a činnosťami vykonávanými početnými zamestnancami, takže definovanie lepšieho a výstižnejšieho spôsobu vykonávania určitej činnosti alebo funkcie prináša nespočetné výhody pre vnútorný tok podniku.

Môžeme povedať, že štandardizácia prevádzkových a povinných procesov v obchodných činnostiach je zodpovedná za:

  • objasniť procesy veľmi špecifickým spôsobom a vždy objasniť cieľ každej jeho fázy;
  • preukázať plán začiatku, stredu a konca procesu;
  • určiť spolupracovníkov alebo sektory zodpovedné za každú časť tohto procesu;
  • podrobne popísať vykonávanie každej fázy procesu, jeho sekvencie a kroky, zodpovedné sektory, formát dokumentácie po vykonaní;
  • mať základ očakávaných výsledkov – cieľov – pre každý typ procesu.

Prečo sa rozhodnúť pre štandardizáciu procesov vo vašej spoločnosti?

Prečo to mať, ako keby to bol jeden manuál osvedčených postupov alebo zjednodušený návod, ako vykonávať interné činnosti štandardizovaným spôsobom výrazne zlepšuje obchodnú rutinu. Ale je toho viac, pozrite si to s nami:

Lepšie vykonávanie činností

Ak dôjde k štandardizácii procesov, je oveľa viac zaručené, že štandard kvality pri ich vykonávaní bude tiež konzistentnejší, a to nebude závisieť od zamestnanca zodpovedného za túto funkciu: pretože existuje štandard, ktorý treba dodržiavať.

Ak má vaša spoločnosť napríklad vysokú fluktuáciu zamestnancov, štandardizácia procesov pomôže vyhnúť sa nezrovnalostiam vo výsledkoch vždy, keď na voľné miesto príde nový zamestnanec.

Minimalizácia nákladov a optimalizácia zdrojov

Či už ide o ľudské alebo peňažné kapitálové zdroje, so štandardizáciou procesov sa už nebudete musieť zaoberať toľkými nepredvídanými výdavkami a potom nájdete lepšie možnosti investovania do zdrojov, ktoré zlepšujú podnikanie, ako je napríklad využívanie integrovaného manažmentu. Systémové podnikanie.

Finančná otázka je úzko spojená so štandardizovaným procesom s optimalizáciou zdrojov.

Menšia variabilita, lepšia zákaznícka skúsenosť

A tým väčšia konzistentnosť s vašimi zákazníkmi. Vďaka štandardizovaným procesom sa váš inventár riadi vzorom a rovnako aj vaše dodávky. Zákazníci nemajú radi neistotu a štandardizácia je mat, že dodáte, čo a ako ste sľúbili – pretože existuje proces, ktorý to zaručuje.

A je zrejmé, že niektoré procesy, ktoré sa majú štandardizovať, môžu mať priamy kontakt so zákazníkom, a preto vníma väčšiu hodnotu, keď nájde všetko usporiadané, „dom na mieste“.

Jednoduchšie trénovať svoj tím

Štandardizované riadenie to má plus poskytnúť podnikateľom príležitosti školiť svojich zamestnancov v súlade so smernicami, maticami, schémami, nástrojmi a softvérom, ktoré sa prijímajú alebo budú prijímať.

Spoločnosť sa stáva prispôsobivou.

v podstate to sú niektoré z výhod štandardizácie procesov.

Ktoré procesy možno štandardizovať?

Prvá vec, ktorú musíte mať na pamäti, je, že nemôžete štandardizovať všetko súčasne. Aj na štandardizáciu procesov je preto potrebné sledovať procesy.

V rámci obchodnej činnosti existujú minimálne dva typy procesov: hodnota a podpora. Poďme rýchlo pochopiť každý jeden.

hodnotové procesy sú tie, ktoré sú priamo spojené s finálnou dodávkou zákazníkovi, teda sú také, ktoré si v prípade úpravy všimne váš zákazník. Príkladom môže byť spôsob otvorenia pobočky, usporiadanie predmetov vo výkladoch, popredajný servis…

Na druhej strane, a nemenej dôležité, podporné procesy sú tie, ktoré podporujú efektívne a operatívne fungovanie podniku. Napríklad administratívny a finančný sektor.

To znamená, že je to jednoduchšie začať štandardizovať hodnotové procesy – pretože vytvárajú u zákazníka vnímanie rýchleho zlepšenia – a tiež postupne prispôsobujú podporné procesy. Ide o vybudovanie firmy, ktorá bude úspešná, takže to chce čas.

Ako štandardizovať procesy v mojej spoločnosti?

Po definovaní, ktorý proces bude štandardizovaný, je čas vykonať nasledujúce kroky:

  1. mapovanie aktuálneho procesu: zistiť, ako sa niečo vykonáva, a pochopiť to ako celok;
  2. nájsť „medzery“ procesu, ktorý sa má optimalizovať: ak je dobre zmapovaný, je ľahké identifikovať body, ktoré je potrebné zlepšiť;
  3. definovať zodpovedný: je potrebné definovať úlohu každej osoby v rámci organizácie a štandardizácie;
  4. vypracovať štandardné materiály, usmernenia: musíte formalizovať a zdokumentovať mapovanie, medzery a osoby zodpovedné za to, potom definovať prostriedky školenia a optimalizácie;
  5. vyberte si technologické nástroje, ktoré vám môžu pomôcť: ERP systém vám môže pomôcť prevziať opraty podnikania a vedieť, ako konať pred mapovaním a ešte lepšie po ňom. Využívať a zneužívať to, čo informačné technológie ponúkajú v podnikateľskom sektore.

About admin

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *