Cum anunțăm venirea unui nou angajat? (exemple de e-mailuri)


Ești pe cale să integrezi un nou angajat în echipa ta? De la primul mesaj de bun venit până la anunțul sosirii noului venit către colegi, această etapă de recrutare este importantă pentru a vă pregăti echipa pentru schimbare și pentru a facilita integrarea noului dumneavoastră recrut.

O modalitate simplă și eficientă de a întâmpina un nou angajat este să creați o campanie de e-mail de bun venit pe care să o puteți automatiza pentru a economisi timp.

Este vorba despre a determina ce informații cheie doriți să difuzați și cum o veți face, înainte și după sosirea noului angajat.

Să vedem în detaliu conținutul e-mail-urilor unei astfel de campanii, atât pentru noul angajat, cât și pentru toți angajații deja prezenți.

(În acest articol, găsiți exemplele noastre de e-mailuri pentru a vă ajuta să vă creați propriile e-mailuri.)

O campanie de e-mail de bun venit este o serie de e-mailuri trimise la intervale stabilite pentru a integra noul venit în companie. Este vorba de a-i oferi acestuia din urmă informațiile necesare înainte și după sosirea sa în companie.

O meserie care poate părea plictisitoare la prima vedere dar care are avantajul de a facilita integrarea unei noi persoane într-un ecosistem deja existent.

Pentru o sosire mai lină, trimiteți primele e-mailuri cu câteva zile înainte de data de începere a noului dvs. angajat.

De ce este important să creăm o campanie de e-mail de bun venit pentru noii angajați?

Principiul este să te diferențiezi de alți recrutori, aplicând aceste trei sfaturi:

1. Construiți baze de relații sănătoase

Pentru noul angajat, integrarea unui nou mediu de lucru este o experiență emoționantă și stresantă.

Pentru tine, recrutor, primirea unui nou element într-un sistem deja existent ridică problema integrării acestuia.

Prin urmare, este în interesul dumneavoastră să facilitați cât mai mult posibil sosirea noului angajat.

  • Menține comunicarea pe tot parcursul procesului de recrutare.
  • Bun venit atunci când recrutul a acceptat oferta.
  • Explicați procesele de onboarding (formalități, întâlniri de resurse umane etc.).
  • Anunțați sosirea lui angajaților deja aflați în funcție.

Cea mai sensibilă perioadă este timpul care trece între primirea ofertei dumneavoastră de către candidat și răspunsul acestuia. Aceasta este o perioadă în care contactul este adesea întrerupt, permițând celor mai solicitate profiluri să își încerce norocul cu alte companii.

Prin urmare, trimiteți o serie de e-mailuri de bun venit noilor angajați la:

  • menține contactul și interesul lor,
  • tine-i la curent,
  • și deosebește-te de alte companii cultivând o relație bună cu acestea.

În rezumat: păstrați comunicare cu candidații pe care i-ați selectat pe parcursul tuturor etapelor de recrutare.

2. Răspunde la întrebări rapid și eficient

Un departament de resurse umane copleșit poate dura uneori mult timp pentru a răspunde la întrebările pe care le au noii lor angajați în perioada de onboarding.

Pentru a le menține interesul, anticipați-le întrebările, răspunzându-le în avans în succesiunea dvs. de e-mailuri de bun venit.

Difuzați informații utile și inspiratoare despre companie.

Pentru scrierea acestor e-mailuri, apelarea unui scriitor/copywriter profesionist poate fi o idee bună. Acest lucru vă va ajuta să creați și să organizați trimiterea conținutului de bun venit, odată pentru totdeauna.

De asemenea, asigurați-vă că oferiți valoare, adică informații relevante despre modul în care funcționează afacerea și evitați supraîncărcarea de informații.

Avantajul menținerii unei comunicări constante este acela de a reduce frustrările legate de răspunsurile întârziate din partea unui departament de resurse umane copleșit.

În cele din urmă, obțineți un răspuns automat bun care vă va permite să vă automatizați mesajele și să răspundeți tuturor celor pe care le-ați primit.

3. Hrănește invidia noilor tăi angajați

Conținutul pe care îl trimiteți ar trebui să fie unic, util și ultraspecific.

În mod ideal, interesează-te de interesele noilor tăi angajați.

Faceți tot posibilul pentru a-i face să simtă că aparțin companiei dvs. Stabiliți o relație umană cu noii dvs. recruți pentru a vă asigura angajați loiali și motivați.

Ce ar trebui să conțină o campanie de e-mail de bun venit pentru noii angajați?

Ideal este să ai în posesia ta o linie editorială – și mai bine, o carte – care să încadreze toată comunicarea corporativă (internă și externă).

Această carte conferă consistență întregii comunicări și vă ajută să adoptați tonul și carta vizuală adecvată a companiei.

Mai presus de toate, prin definirea valorilor companiei (identitatea acesteia), vă permite să începeți să vă gândiți la mesajul care trebuie transmis și la modul de a o face.

Totuși, carta editorială este o practică încă prea neobișnuită în companii.

În lipsa unei linii editoriale, sau pentru a vă ajuta să creați una, iată o listă de subiecte asupra cărora puteți comunica pentru a pregăti integrarea angajatului în companie:

1. Comunica cu privire la pregatirea instrumentelor de lucru ale angajatului

Să-ți ții viitorul colaborator la curent cu evoluția pregătirilor este un mod elegant de a-i arăta că sosirea lui este așteptată și pregătită serios.

De exemplu, comunicați despre următoarele:

  • Pregatirea statiei de lucru: calculator si telefon functional
  • Pregatirea cheilor/insignelor de intrare
  • Crearea unui cont de calculator și a unei adrese de e-mail
  • Furnizarea materialelor necesare (creioane, cărți de vizită, blocnotes etc.)
  • Transmiterea identificatorilor de cont.

2. Comunica cu privire la sosirea angajatului in companie

  • Organizați prima zi a angajatului
  • Informați angajații cu privire la sosirea noului angajat
  • Pregătiți și trimiteți o broșură de bun venit/kit de bun venit
  • Detaliază procesul de integrare a angajaților
  • Indicați numele persoanei responsabile cu integrarea recrutului
  • Organizați băutura de bun venit
  • Prezentați programul primei zile/săptămâni (vizita sediului, prezentarea companiei, prezentarea echipei, explicați procedurile de lucru ale fiecărui departament etc.).
  • Discută cu recrutul în prima zi
  • Răspundeți la întrebările lor, ajutați-i să vă înțeleagă pe deplin afacerea, produsele și clienții.

Aceasta este o listă neexhaustivă pe care o poți completa în funcție de practicile companiei tale, cultura acesteia și libertatea de domeniu care ți-a fost acordată.

Și iată! Tocmai ți-ai pregătit noul venit să ți se alăture. Să vedem acum cum să anunțăm viitorii săi colegi sosirea noului colaborator.

Formalizarea sosirii unui nou angajat este un pas important.

O modalitate rapidă și eficientă de a face acest lucru este să trimiteți un e-mail tuturor angajaților companiei menționând informatie cheie a viitorului coleg:

  • numele și prenumele persoanei recrutate,
  • titlul său de muncă,
  • serviciul din care face parte,
  • misiunile încredințate,
  • tipul de contract,
  • și data sosirii.

Însoțiți acest e-mail cu organigrama actualizată, astfel încât toată lumea să poată vizualiza locul noului recrut în structură.

Menționați și rolul membrilor echipei existenți în raport cu noul angajat:

  • Cine este managerul?
  • Cine va lucra cu acest colaborator?

Iată un exemplu de e-mail:

Sunt încântat să anunț sosirea lui Marie Dupont în departamentul nostru de comunicare.

Ea ni se alătură ca Chief Marketing Manager de vineri, 11 aprilie 2022, cu contract permanent.

Misiunea sa principală este de a defini comunicarea externă a companiei noastre.

Managerul ei este Riri și va lucra în special în colaborare cu Fifi.

Mulțumesc lui Loulou care îi va fi naș.

Se atașează organigrama actualizată.

Contez pe tine pentru a-l primi cu căldură în echipa noastră.

2. Anunțați sosirea în timpul unei întâlniri de echipă

În timpul unei întâlniri de echipă, distribuiți profilul noului colaborator cu fotografia lui și câteva informații care ar putea interesa echipa dvs. (cereți acordul viitorului dvs. coleg înainte de a dezvălui informații pe care nu dorește să le împărtășească).

O altă modalitate de a afla puțin mai multe despre noul sosit, de a-i cunoaște pasiunile și de a găsi primele puncte în comun.

De exemplu, pregătiți o foaie de prezentare frumoasă în aplicația Canva cu:

  • poza ei
  • data nașterii lui
  • pozitia lui
  • interesele lui

3. Difuzati informatiile in birourile dumneavoastra

Imprimați această fișă de prezentare și distribuiți-o în birourile dumneavoastră.

Puteți crea o galerie de angajați și o puteți afișa în sala de pauză, de exemplu. Acest afișaj va permite colaboratorilor să-și identifice noul coleg și îi va oferi o privire de ansamblu asupra colegilor săi când sosește.

Dacă aveți un calendar comun de servicii, adăugați data aniversară a acestuia!

4. Publicați sosirea într-un buletin informativ sau în jurnalul intern

Pe măsură ce se apropie data sosirii noului dvs. colaborator, amintiți-vă informațiile din ziarul intern sau din buletinul informativ al companiei.

Într-un stil mai informal decât e-mailul, acest instrument de comunicare îți permite să menții spiritul de echipă și să înveți puțin mai multe despre valorile noului tău coleg.

Un exemplu de mesaj (pe un ton informal):

„Săptămâna aceasta, salutăm un nou venit în echipă: Marie Dupont.

Bună Mary, cine ești și ce cauți aici?

Marie: „În primul rând, îți mulțumesc că m-ai primit. În viață, sunt pasionat de comunicare și îmi plac numerele. Apreciez că economisesc timp oamenilor și pisicile drăguțe. Iar la Marketing2fou I voi face exact asta (cu excepția poate pisicilor.) Înseamnă să pun sisteme pentru optimizarea canalelor de achiziție ale cutiei, dar și să permită echipelor să ia decizii bazate mai degrabă pe date concrete decât pe intuiție. numai.”

Încă un tovarăș în aventură! Și dacă aveți un mesaj pentru Marie, se întâmplă aici: [email protected]

5. Găzduiește un eveniment de onboarding

Înainte de prima zi de lucru în companie, puteți organiza ceea ce se numește un eveniment „pre-boarding”, un eveniment de integrare cu noul angajat și viitorii săi colegi.

  • cafea videoconferinta,
  • prânz la restaurant,
  • gustare corporativă,
  • sejur de team building…

Cu participarea colaboratorilor dvs., acest eveniment vă va permite să creați primele legături în echipă.
Și pentru îmbarcare cu ceapă mică: Cereți un raport de uimire!





Verificați De asemenea



„Limitele limbajului meu reprezintă limitele lumii mele. » – Limba Ludwig Wittgenstein…

About admin

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *