Cum să faci din colaborarea multisite un model care funcționează?

Astăzi, toate companiile se confruntă cu mobilitatea angajaților lor și cu posibila utilizare a telemuncii, indiferent de dimensiunea și activitatea companiei. Mai mult, de câțiva ani, am văzut apariția și dezvoltarea unui noua organizare a muncii: lucru pe mai multe locații.

Această nouă organizație are multe avantaje și avantaje, dar aduce și partea ei de provocări și complexități. Potrivit Ministerului Muncii, în 2018, 61% dintre angajații francezi aspiră la telemunca, în timp ce este o realitate doar pentru 17% dintre ei. Acest procent scăzut ar putea, din fericire, să cunoască o creștere bruscă în urma adoptării unor măsuri excepționale ca răspuns la criza Covid-19. Experimentăm astfel pentru prima dată telemunca la scară largă, ceea ce evidențiază bune practici să fie stabilit pentru a păstra la fel productivitate decât munca la fața locului. Cu toate acestea, este un mod de lucru care prezintă și limiteiar companiile caută instrumente sau cele mai bune practici pentru a face din colaborarea multisite un model care funcționează.

Avantajele organizațiilor multi-site și ale managementului de la distanță

Avantajele organizării multi-site sunt numeroase. În primul rând, face posibilă deservirea mai bună a utilizatorului final având o mai mare proximitate cu acesta din urmă datorită unei mai mari acoperiri geografice și temporale.

cel management la distanta de asemenea, dă putere echipelor și le împuternicește. Într-adevăr, este o dovadă de încredere din partea managerului, oferă un sentiment de importanță pentru angajat și îi dezvoltă motivația. Astfel, oferă posibilitatea actorilor echipei de a evolua profesional fără a avea neapărat nevoia de mobilitate geografică pentru a urca în rang și în responsabilități. În plus, le permite unor angajați să simtă mai puțin greutatea ierarhiei care poate exista în unele companii.

În cele din urmă, managementul de la distanță, precum munca la distanță, generează atât economii financiare, cât și de timp, în special datorită reducerii costurilor și timpului de transport. Acest timp economisit poate fi folosit și pentru a petrece mai mult timp cu familia. Echilibrul dintre muncă și viața personală va fi de asemenea mai bun.

Factori de complexitate și riscuri ale proiectelor multi-site și multi-actor

Cu toate acestea, proiectele multi-site și managementul de la distanță, ca toate tipurile de organizații, au riscurile asociate. Mai mult, spre deosebire de organizarea pe un singur site unde toate riscurile pot fi concentrate, acestea sunt aici dispersate și deci multiplicate pe diferite site-uri.

Unul dintre primii factori de complexitate este creșterea și apariția unor noi standarde de reglementare de la care companiile nu pot scăpa. Aceste standarde pot fi standarde pentru securitate, fabricație, confidențialitatea datelor, accesibilitatea site-urilor etc. Poate fi dificil și complex să standardizezi un standard pentru un set de site-uri. Într-adevăr, fiecare site are caracteristici diferite (locație, actori, reglementări atunci când vorbim despre un proiect internațional etc.) și este deci necesar să putem oferi uneori soluții „pe măsură” pe fiecare dintre site-uri. De exemplu, standardele în ceea ce privește respectarea dezvoltării durabile sau regulile de sănătate agroalimentară nu sunt aceleași în funcție de țară și, prin urmare, dacă compania are mai multe locații în țări diferite, va trebui să respecte în mod specific fiecare standard.

Un al doilea factor complex este numărul de părți interesate care lucrează în siloz. Este deci necesar să reușim să facem actorii să comunice, prin intermediul instrumentelor de comunicare pentru a optimiza schimburile și a permite circulația informațiilor cât mai rapid și eficient. Lipsa dialogului poate duce la dificultăți în înțelegerea problemelor ridicate de proiect în cadrul echipelor.

Această nevoie de comunicare și partajare a informațiilor nu ar trebui, totuși, să se transforme în „supracomunicare” cu trimiterea și primirea neîncetată de e-mailuri, de exemplu. Din nou, este necesar ca companiile să aibă instrumentele adaptate modului lor de operare.

În contextul managementului de la distanță, unul dintre riscuri este lipsa sau dimpotrivă excesul de control asupra echipelor sale. Trebuie să vă asigurați că munca este făcută în timp ce aveți grijă să nu cădeți în capcana „poliției” angajaților. În plus, va fi mai dificil să dezvoltați coeziunea echipei, deoarece angajații petrec mai puțin timp într-o echipă dacă lucrează la distanță.

Pentru a evita și limita aceste riscuri, angajații Wavestone au putut aduce în discuție cele mai bune practici și instrumentele potrivite de adoptat pentru implementarea unei organizații eficiente.

Cum să faci din colaborarea multisite un model care funcționează?

După cum am văzut anterior, nu este ușor să atrageți mai multe echipe situate pe site-uri diferite pentru a colabora. Cu toate acestea, instrumentele și practicile pot facilita colaborarea.

Revizuiți practicile sale pentru a promova colaborarea pe mai multe site-uri:

Lipsa de succes a proiectelor multi-site poate fi cauzată de lipsa conexiunii dintre diferitele echipe. Acest lucru poate duce la o lipsă de comunicare, o înțelegere slabă sau timpi prea mari de răspuns, de exemplu.

Prima bună practică este de a reuni, în mod ideal, toți actorii sau, cel puțin, reprezentanții fiecărei echipe, în mod regulat pe parcursul proiectului, pentru a permite tuturor actorilor să se cunoască între ei. În aceste ore de întâlnire, poate fi interesant să planificați timpi de activitate mai „jucăuși” și să amestecați echipele pentru a maximizează contactele. Cu cât aceste ore sunt mai regulate în timpul proiectului, cu atât distanța se va simți mai puțin. Organizarea acestor timpi la minimum la începutul și la sfârșitul proiectului face posibilă definiți obiectivele și rolurile și, de asemenea, faceți o retrospectivă pentru a împărtăși succesele și domeniile de îmbunătățire. Aceste instanțe pot fi organizate pe diferite site-uri pentru a permite inversarea rolurilor organizatorului/participantului și, prin urmare, să implice mai bine echipele. Beneficiile acestor organisme sunt incontestabile dar au totuși un cost care poate fi semnificativ în funcție de locația echipelor, numărul de participanți sau frecvența acestora. Prin urmare, este necesar să se țină seama de posibilele costuri asociate acestor evenimente în faza de pre-proiect.

Odată cu generalizarea proiectelor agile, putem vedea că apar noi roluri precum „Proxy-Product Owner”. Instantarea de relee locale își propune să depășească distanța și să aibă un reprezentant al unei echipe pe alt site pentru a facilita comunicarea și a reduce riscurile asociate cu separarea echipelor.

În cazul în care una sau mai multe dintre echipe sunt furnizori de servicii, este foarte important să păstrați aceeași metodologie ca și când ar fi stagiari și să favoriza colaborarea, spiritul de forță de propunere și de a șterge relația de subordonare client/furnizor. Este totuși important să se includă această reflecție chiar din negocierea contractuală prin raționament în termeni de angajamente legate de obiective comune, prin gestionarea cu loturi, „rate de realizat” (rate de acțiuni desfășurate), „rate de acceptare” (volum livrat). /volum planificat) și sisteme de bonus/penalități, mai degrabă decât prin încurajarea legală a respectării angajamentelor doar cu sistemele de penalizare.

Instrumente pentru a reuni echipele și pentru a stimula cooperarea:

După ce am prezentat unele practici care favorizează colaborarea multi-site, există și instrumente care fac posibilă favorizarea acestei colaborări, în special prin recrearea spații de colaborare digitală.

Instrumentele cele mai utilizate astăzi sunt instrumentele de videoconferință precum Skype, Microsoft Teams sau Zoom. Într-adevăr, aceste instrumente sunt utilizate în majoritatea sectoarelor și, prin urmare, sunt bine cunoscute populației. În cazul proiectelor agile, unele aplicații fac posibilă crearea de spații de lucru digitale așa cum ar putea fi găsite fizic. Camerele Obeya, de exemplu, sunt folosite pentru a gestiona proiecte datorită diverselor panouri pe care sunt afișate informații referitoare la obiective și planificare, de exemplu. De obicei, aceste camere sunt prezente fizic în sediul companiei, dar o soluție, numită iObeya, face posibilă digitizarea acestui spațiu de lucru pentru a desfășura întâlniri la distanță.

Apoi, pentru a sincroniza echipele, este important să împărtășim același nivel de informații. Pentru aceasta, este recomandat să creați spații de partajare și să folosiți soluții precum Sharepoint, Confluence sau Slack. Aceste aplicații stochează documente online și le autorizează accesul la diferiți colaboratori pentru a partaja actualizări live. În cazul în care un proiect reunește actori din mai multe companii, este totuși important să ne gândim la accesibilitatea și confidențialitatea datelor în cazul partajării acestor spații de lucru între diferiți actori.

În fine, pentru proiectele agile, pentru care proximitatea este foarte importantă, există diverse soluții de planificare online, precum Trello, JIRA sau chiar Scrumworks, pentru a distribui acțiunile care compun sprinturile între diferiții actori. Datorită acestor soluții utilizate pe scară largă chiar și în proiectele amplasate pe un singur site, este posibil să se genereze indicatori foarte importanți de monitorizare a proiectelor pentru a se gestiona mai bine.

În ciuda riscurilor și complexității în gestionarea echipelor cu mai multe site-uri, este posibil să profitați la maximum de colaborarea dintre acestea, adaptându-vă practicile și folosind instrumentele adecvate pentru a crea dinamica de grup.

About admin

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *