Inimressursid väikeettevõtetele: täielik juhend

Mis on personalijuhtimine?

HR-i kasutatakse ettevõtluses, et kirjeldada inimesi, kes töötavad ettevõttes või organisatsioonis, samuti osakonda, mis haldab neid ressursse, olgu selleks töötajate palkamine ja koolitamine, tervisliku töökeskkonna loomine või palgaarvestuse, hüvitiste ja muude hüvitiste jälgimine. .

Personalijuhtimine (HRM) on seotud kõigi inimestega. See tähendab õige tasakaalu leidmist töötajate ja ettevõtte vajaduste teenindamise vahel, järgides samal ajal föderaal- ja osariigi valitsuse seadusi ja määrusi.

Miks on personalijuhtimine väikeettevõtte jaoks oluline?

Töötajad on ettevõtluse liikumapanev jõud, alates väikseimatest ettevõtetest kuni suurimate ettevõteteni. Isegi väikese ettevõtte jaoks võib töötajate mõtestatud töösse kaasamine suurendada tulemuslikkust, lojaalsust ja säilitada.

Päeva lõpuks aitab personaliosakond ettevõttel oma missiooni saavutada, maksimeerides töökoha positiivsust, kasutades olemasolevaid ressursse maksimaalselt ära ja luues tõhusama kulutamismudeli.

Õigete personalijuhtimise poliitikate ja parimate tavadega saate aidata töötajatel edasi kasvada ning oma kogemuste ja teadmistega ettevõttele tagasi anda. Samuti joondate meeskonna vastavalt oma ärieesmärkidele ja töötate koos välja tehnikaid, et teistest eristuda. Ettevõtte laienedes tähendab tugev personalijuhtimine, et töötajad sobivad algusest peale hästi ja on motiveeritud oma töönõuetele vastama.

1. Finantsdokumentatsioon

Enne värbamisprotsessi alustamist on oluline kontrollida kõiki oma dokumentatsiooninõudeid, et oleksite hästi ette valmistatud. Esimene asi: teie EIN (tööandja identifitseerimisnumber). See ainulaadne üheksakohaline ID toimib teie ettevõtte sotsiaalkindlustusnumbrina ja on oluline teie maksudeklaratsioonide ja muude IRS-iga seotud dokumentide jaoks. EIN-i saami minge IRS-i veebisaidile ja esitage veebipõhine taotlus.

Tööosakonna kaudu on teil ka riigipõhised nõuded. Külastage oma kohalikku tööministeeriumi veebisaiti, et saada teavet nõuete, protsessi ja sammude kohta, mida peate tegema.

Järgmi on aeg veenduda, et teie maksudeklaratsioonid on õigesti seadistatud. Enne töötaja otsimise alustamist peaksite eelnevalt hoolitsema kolme erinevat tüüpi maksu kinnipidamise dokumendi eest:

• Föderaalne tulumaksu kinnipidamine (vorm W-4): Kui uus töötaja alustab, peavad nad täitma vormi W-4 (töötaja kinnipidamise tunnistus), mis võimaldab neil otsustada, kui palju föderaalset tulumaksu oma palgast kinni pidada. Teie vastutate selle vormi IRS-ile esitamise eest. Vormi W-4 kohta lisateabe saami jagab IRS põhiteavet, mida peate teadma.
• Föderaalne palga- ja maksuaruanne (vorm W-2): Iga palgatud töötaja puhul vastutate vormi W-2 täitmise eest, mis jagab nende aasta sissetulekud ja kinnipeetud maksud. Seejärel peaksite 31. jaanuariks saatma igale töötajale ühe eksemplari, mis hõlmab eelmist aastat, ja teise koopia sotsiaalkindlustusametile veebruari lõpuks. Vormi W-2 kohta lisateabe saami minge IRS-i veebisaidile.
• Riigimaksud: Maksude kinnipidamine ei piirdu ainult föderaalvalitsusega – paljud osariigid nõuavad ka oma vorme. Leidke oma tööstatistika büroo veebisaidilt.

Kas teil on föderaalse maksude esitamise protsessi kohta konkreetseid küsimusi, näiteks milliseid vorme esitada, kui palkate sõltumatu töövõtja või kuidas maksta kulude hüvitamist? IRS-il on täielik juhend, mis sisaldab kõike, mida peate teadma.

Maksude esitamise ajal ja pärast nende täitmist hoidke kõik asjakohased finantsdokumendid võimalikult korrastatuna. Kui süsteem on paigas, saate jälgida oma ettevõtte kasvu aja jooksul, muuta oma dokumenteerimisprotsesse tõhusamaks ja jälgida erinevaid küsimusi, kui need tekivad.

Kas pole kindel, kust alustada? Vaadake meie näpunäiteid SmartBizi väikeettevõtete ajaveebis! Saate teada parimaid tavasid ja olulisi olukordi, mida vältida – väikeettevõtete rahandus: mida tohib ja mida mitte.

2. Vastavus

Nõuetele vastavusega seotud tavad võivad aidata teid ja teie ettevõtet pikemas perspektiivis kaitsta, seega peaksid need olema värbamisprotsessi algusest peale meeles.

Kui olete oma potentsiaalsetele töötajatele pakkumised välja saatnud, võite kaaluda taustakontrolli läbiviimist, mille kandidaat on töökoha taotlemise protsessi osana volitanud. Tööleasumise eelkontroll on oluline samm, mis aitab kaitsta teid, teie ettevõtet ja kliente.

Ärge unustage, et taustakontrollide käitamine hõlmab keerulisi juriidilisi nõudeid, mis võivad sõltuda teie konkreetsest riigist. Kui te ei ole nõuetele vastavuse eeskirjade ekspert, võib olla kasulik palgata taustakontrollile spetsialiseerunud välisagentuur.

Pärast sõeluuringu läbimist kehtivad selle teabe kasutami tavaliselt ranged eeskirjad. Soovitame teha koostööd juristiga, eriti kui õpite tundma erinevaid töölevõtmisega seotud eeskirju.

Ettevõtte omanikuna on teie ülesanne tagada, et kõigil teie töötajatel on õigus USA-s töötada. Vastasel juhul võivad teid ähvardada tõsised õiguslikud tagajärjed ja trahvid. Tööeeskirjade järgimi veenduge, et olete järginud järgmisi samme:

• Vorm I-9: Enne või esimesel päeval peaksid uued töötajad täitma vormi I-9 esimese jaotise, mis sisaldab teavet, nagu nende sotsiaalkindlustuse number, kontaktteave ja nende töökõlblikkus.
• Täiendavad dokumendid (vorm I-9): Kolmandaks tööpäevaks peaksid nad teile näitama kehtivaid isikudokumente, sealhulgas isikut tõendavat dokumenti ja tööluba. See võib olla erinevate dokumentide kombinatsioon, näiteks USA pass, juhiluba ja sotsiaalkindlustuskaart. Vormi I-9 jaoks vastuvõetavate dokumentide täieliku loendi leiate USA kodakondsus- ja immigratsiooniteenistuse veebisaidilt.
• E-kinnitus: Sõltuvalt teie asukohast ja ettevõttest võidakse teil lisaks vormi I-9 täitmisele olla vaja registreeruda ka programmi E-Verify. Lisateavet leiate E-Verify veebisaidilt.

Föderaalvalitsus ei nõua tööandjatelt vormi I-9 esitamist, kuid peate faili oma süsteemis säilitama kolm aastat pärast töölevõtmise kuupäeva või aasta pärast töötaja lahkumist ettevõttest, olenevalt sellest, kumb saabub hiljem.

3. Töötajate toimikud ja käsiraamat

Lisaks vormile I-9 peaksite säilitama ja koondama ka need kaks olulist teavet iga töötaja kohta.

• Töötaja üldfail: See fail on mõeldud peamiselt teie enda tarbeks. See peaks sisaldama kõiki asjakohaseid dokumente, mis on seotud töötaja teie ettevõttes veedetud ajaga, alates avaldusest ja CV-st kuni tulemuslikkuse ülevaatusteni, koolituse kontrollimiseni, W-4 vormide, hüvitiste ja hüvitiste paketi üksikasjade ja kõige muu vahepealseni.
• Töötaja meditsiinitoimik: See peaks hõlmama kogu teavet puuete kohta, haiguslugusid ja muid töötajaga seotud dokumente. Pidage meeles, et see on väga konfidentsiaalne teave, mistõttu tuleks seda hoida teistest failidest eraldi ja hoida turvalisena.

Lisaks failidele ja vormidele peaks igal ettevõttel olema töötajate käsiraamat. See dokument annab teie töötajatele ülevaate ootustest, nõuetest ja parimatest tavadest. Probleemide ilmnemisel võivad nad alati pöörduda käsiraamatu poole, et näha, kuidas nendega toime tulla. Kui nimetada vaid mõnda, peaks teie käsiraamat sisaldama teie organisatsiooni missiooni, väärtusi ja eesmärke, selle käitumiskoodeksit, diskrimineerimisvastast poliitikat, mitteavaldamise lepingut, ohutus- ja turvapoliitikat, hüvitisi ja hüvesid, töögraafikuid (sealhulgas jälgimist aega, võtta puhkust ja teavitada puhkusest) ja üldist teavet lisaks juriidilistele nõuetele. Veenduge, et igal töötajal oleks koopia, ta loeks selle läbi ja allkirjastaks avalduse, mis kinnitab, et tal on olemas. Seejärel säilitage need avaldused oma töötajate failides ja tehke koopia kogu meeskonnale hõlpsasti juurdepääsetavaks, olgu see siis trükitud või digitaalselt.