Kontrola dochádzky zamestnancov: Pozrite si to teraz!

10 minút na čítanie

Väčšina manažérov zodpovedných za kontrolu dochádzky zamestnancov mala v určitom bode ťažkosti s vývojom agilného, ​​efektívneho a bezpečného procesu, ktorý by zaručil správne sledovanie odpracovaných hodín zo strany spolupracovníkov.

Kontrola dochádzky zamestnancov spoločnosti je mimoriadne dôležitá pre vedenie ľudí, ktoré rešpektuje rutiny organizácie a pracovné zákony. Okrem toho sledovanie pracovného zaťaženia, prestávok intraday a medzicestameškania a nadčas zamestnancov spoločnosti sú nepretržité procesy, ktoré je potrebné neustále aktualizovať a optimalizovať.

Kontrola dochádzky zamestnancov tiež zabezpečuje, že informácie potrebné na uzavretie mzda sa správne zbierali a aby sa k pracovným vzťahom pristupovalo transparentne a organizovane.

Musíme však pochopiť, že „kontrola“ frekvencie a pracovného času zamestnancov spoločnosti nie je stratégiou na monitorovanie alebo obmedzovanie zamestnancov.

Práve naopak! Vykonávanie kontroly dochádzky zamestnancov je veľmi cenným nástrojom na hodnotenie interných procesov, organizačnej klímy, zdravia zamestnancov a efektívnosti riadenia ľudí. To všetko sú dôležité ukazovatele podnikateľského úspechu.

Existuje niekoľko spôsobov, ako kontrolovať dochádzku zamestnancov organizácie: existuje ručná kontrola vykonávaná v notebookoch a časových výkazoch, kontrola pomocou excelových tabuliek a online bodová kontrolanapríklad.

Je známe, že vývoj nových technológií pre dochádzku uľahčil správu pracovných plánov, prestávok na obed a pod. Bez ohľadu na to má však každá z možností celý rad zvláštností, ktoré treba zvážiť pri výbere najlepšieho riešenia pre podnikania.

Sme si vedomí výziev, ktoré môžu nastať, keď oddelenie ľudských zdrojov hľadá riešenia na kontrolu dochádzky zamestnancov. Keď o tom premýšľam, moja práca vytvoril tento článok s kľúčovými informáciami a tipmi pre spoločnosti, ktoré chcú zaviesť kontrolu dochádzky zamestnancov do svojich interných procesov.

Zaujal vás predmet? Využite tento čas a pokračujte v čítaní nižšie a pochopte viac o dôležitosti kontroly dochádzky u zamestnancov vašej spoločnosti a o najlepších riešeniach pre túto formu riadenia!

Čo je sledovanie dochádzky zamestnancov a prečo je dôležité?

Kontrola dochádzky zamestnancov je proces, ktorý umožňuje zaznamenávať, analyzovať a monitorovať hodiny denne odpracované zamestnancom spoločnosti. Inými slovami, je to proces, ktorý vyhodnocuje plnenie denného pracovného času profesionála tak, aby bol možný výpočet jeho odmeny.

Vo všeobecnosti funguje kontrola dochádzky zamestnancov nasledovne: zachytávajú sa vstupné a výstupné časy zamestnancov, ktoré sa zaznamenávajú pomocou nejakého nástroja (manuálneho alebo elektronického), ako aj ich vnútrodenné prestávky, nadčas, ďalšia nocatď.

V kontrole dochádzky sa vyhodnocuje všetko, čo súvisí s pracovným časom zamestnanca. Informácie zhromaždené v tomto procese sa potom použijú na výpočet odmeny odborníkov, ktorá sa účtuje do miezd.

Týmto spôsobom je kontrola dochádzky zamestnancov základným procesom pre riadenie pracovného času zamestnancov, ako aj pre plnenie pracovných povinností zo strany spoločnosti a pre uzatváranie miezd.

Riadenie vstupných a výstupných časov zamestnancov tiež umožňuje oddeleniu zodpovednému za riadenie ľudí identifikovať zamestnancov, ktorí najviac meškajú, ktorí dlhujú najviac hodín práce alebo ktorí pracujú najviac nadčasov, ktorí sú zamestnancami s najvyšším počtom chýb. , atď. To všetko prispieva k rozvoju špecifickejších a asertívnejších činností na zlepšenie vnútorného zdravia spoločnosti.

Okrem vyššie uvedených bodov je kontrola dochádzky zamestnancov dôležitá aj z právneho hľadiska. Je to preto, lebo v článku 74 Konsolidácie pracovných zákonov sa stanovuje, že organizácie, ktoré majú vo svojich zamestnancoch viac ako 20 odborníkov, musia povinne vykonávať kontrolu dochádzky príslušných zamestnancov. Táto kontrola môže byť vykonaná pomocou ručných, mechanických alebo elektronických nástrojov, pokiaľ je vykonaná správne.

Prijatie formy bodovej kontroly na vykonávanie kontroly dochádzky zamestnancov je spôsob, ako zaručiť, že spoločnosť koná v súlade s pracovnoprávnymi predpismi a zamestnanci dodržiavajú pracovný čas riadne, čo chráni organizáciu pred prípadnými pracovnými žalobami.

Aké sú hlavné spôsoby vykonávania kontroly dochádzky zamestnancov?

Ako sme už spomenuli, existuje množstvo spôsobov, ako kontrolovať dochádzku zamestnancov prostredníctvom rôznych alternatív dochádzky dostupných na trhu. Je na zodpovedných manažéroch, aby vybrali metódu, ktorá najlepšie vyhovuje potrebám spoločnosti a jej zamestnancov.

V tejto časti si o každej z týchto metód povieme trochu viac.

  • Manuálne ovládanie bodu: používanie časového rozvrhu bolo vo firmách pred digitálnou transformáciou na HR oddelení veľmi bežné. Mnoho organizácií využívalo časový výkaz zamestnancov na registráciu ich každodenných pracovných ciest. Napriek tomu, že sa na prvý pohľad javí ako veľmi lacná metóda manuálna kontrola dochádzky je extrémne zastaraná, keďže okrem sťaženia práce HR manažérov, ktorí potrebujú počítať nadčasy a bankové hodiny, stále existuje riziko, že informácie sú zaznamenané nesprávne alebo zmenené, čo môže viesť k problémom v celej operácii mzdovej uzávierky. Rizikové je aj používanie metód manuálneho merania času, pretože môže dôjsť k poškodeniu fyzického nástroja, ktorý sa používa na zapisovanie poznámok, ako je zápisník alebo karta.
  • Mechanické bodové ovládanie: mechanický steh funguje ako alternatíva k manuálnemu stehu uvedenému v predchádzajúcej téme. V tomto systéme, ktorý je známy aj ako kartografický bod, nie je možné časové záznamy vymazať ani podvodne pozmeniť, pretože používané zariadenie automaticky zaznamenáva hodiny do spisu každého zamestnanca. Na vykonanie výpočtu odpracovaných hodín je však stále potrebné zhromaždiť kartičky všetkých zamestnancov, čo však tento spôsob ešte nezabezpečuje.
  • Elektronické bodové ovládanie: The Elektronický záznamník času (REP) Je to bezpečnejší spôsob kontroly dochádzky zamestnancov. REP sú elektronické hodiny (ktoré pracujú s biometriou, kartou alebo heslom), ktoré umožňujú ukladanie bodov zaznamenaných vo vlastnej pamäti zariadenia. Všetky schôdzky zaznamenané v pamäti je možné exportovať do liečebného systému, v ktorom je možné konzultovať a opraviť oneskorenia, nadčasy a banku hodín v prípade možných chýb. Tento typ bodovej kontroly si však vyžaduje dodržanie určitého obdobia na nahliadnutie do registrovaných informácií, čo nemusí byť pre potreby spoločnosti najlepšou alternatívou.
  • Alternatívne bodové ovládanie: z hľadiska technologického a bezpečnostného pokroku je to bezpochyby typ dochádzky, ktorý vyniká najviac, pretože ide o formu kontroly frekvencie a jazdy, ktorú možno vykonávať na rôznych zariadeniach, ako sú mobilné telefóny, tablety alebo počítače. To preto, že vyhláška 373 MTE, ktorý bol vytvorený v roku 2011, určil, že spoločnosti môžu prijať alternatívne systémy kontroly bodu, ako je bod cez web. Vo všeobecnosti platí, že na kontrolu dochádzky zamestnancov cez alternatívny bod si zamestnanci musia stiahnuť aplikáciu na evidenciu času do svojho mobilného telefónu/tabletu alebo pristúpiť k systému evidencie času cez počítač. Tento spôsob evidencie času a dochádzky zamestnancov poskytuje firme a odborníkom veľa úspor a praktických možností, navyše umožňuje konzultovať informácie evidované zamestnancami v reálnom čase a jednoduchšie ich vypočítať. Alternatívne bodové ovládanie je bezpečnejšie aj z hľadiska ukladania a zaznamenávania informácií, keďže drvivá väčšina systémov je uložená v cloude. Vo všeobecnosti tieto systémy prezentujú aj hodinovú banku zamestnanca, ktorá uľahčuje administráciu nadčasov alebo dlžných hodín zamestnancov.

A ako si vybrať najlepšie riešenie pre moju spoločnosť?

Určite ste si všimli, že existuje niekoľko spôsobov kontroly dochádzky zamestnancov a každý z nich má svoje špecifiká. Len málo metód je však skutočne efektívnych a vhodných pre potreby firiem.

Prvým krokom pri výbere najlepšieho riešenia pre vašu organizáciu je teda mať jasné zmapovanie interných potrieb pre váš manažment a uprednostniť metódu, ktorá najviac uľahčuje interné rutiny.

Po výbere metódy je nevyhnutné, aby boli zamestnanci riadne poučení o tom, ako zvolená kontrola frekvencie funguje. Dobrou stávkou je investovať do školenia o novom nástroji.

Okrem toho je nevyhnutné, aby zodpovední manažéri usmerňovali tímy ohľadom dôležitosti správneho zaznamenávania odpracovaných hodín. Nie ako forma monitorovania, ale s cieľom zabezpečiť transparentnosť v pracovnoprávnych vzťahoch a zaistiť bezpečnosť všetkých.

Okrem toho je dôležité, aby osoby zodpovedné za oddelenie ľudských zdrojov vždy dávali pozor na neobvyklé správanie zamestnancov. Veľa absencií alebo nadčasov môže naznačovať, že so zamestnancami nie je niečo v poriadku a kontrola dochádzky je cenným nástrojom na identifikáciu takýchto „anomálií“ vo firme. Využívanie informácií, ktoré poskytujú systémy kontroly dochádzky, je nevyhnutné pre dobré vedenie ľudí

Ak máte záujem o zavedenie systému kontroly dochádzky vo vašej organizácii, môžete sa spoľahnúť na riešenie mywork! Náš online systém kontroly dochádzky zaisťuje nielen väčšiu plynulosť v interných procesoch riadenia ľudí, ale uľahčuje aj sledovanie časovej banky, absencií, nadčasov, náhrad a uzávierky miezd. Ak chcete bezplatne otestovať online čas a dochádzkový systém mywork kliknite tu!

About admin

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *