Kontrola pohľadávok na karte: 4 najčastejšie chyby

Čas čítania: 4 minút

Transakcie pomocou digitálnych platobných metód sa v brazílskych komerčných zariadeniach vyskytujú čoraz častejšie. No rovnako dôležité pri umiestňovaní automatov na predajné miesto je odsúhlasenie kariet.

vysvetľujeme tu na blogu čo je to odsúhlasenie, prečo by si každý obchodník mal osvojiť tento postup a ako vykonať tento typ auditu účtov spoločnosti.

Dnes vám ukážeme hlavné chyby, ktorých sa obchodníci pri správe platieb dopúšťajú, a ako sa im vyhnúť.

Správa kariet: bežné chyby pri zosúlaďovaní

1. Vykonávať kontrolu výlučne ručne

Po prvé, máme lacné, ktoré vyjde draho. Kartové automaty vydávajú letáky hneď po zaplatení; sú uložené obchodníkom a môžu predstavovať dôkaz v čase vyrovnania, najmä v prípadoch podvodu a kompenzácií, ako uvidíme v ďalšej téme.

Mnoho maloobchodníkov používa iba poznámky o predaji v poznámkových blokoch alebo tabuľkách a potom kontroluje letáky, aby skontrolovali sumy a poplatky účtované značkami a nadobúdateľmi. Problém je v tom, že metóda okrem toho, že je pracná, podlieha ľudským chybám a zaberá veľkú časť času podnikateľa.

Systém vyrovnania platieb integrované s ERP zvláda vykonávať kontroly a vydávať platnú dokumentáciu oveľa efektívnejšie a spoľahlivo. Stačí, aby obchodník zaregistroval platobný prostriedok a informoval o zmluvných poplatkoch, aby systém vykonával pravidelné overovanie.

Je dôležité si uvedomiť, že aj pri automatizácii tohto procesu je dôležité uchovávať letáky, aby mali podporný materiál pri žiadostiach o vrátenie peňazí. Týždenne alebo mesačne porovnávajte softvérové ​​údaje a správy od nadobúdateľov a značiek s uloženými účtenkami.

2. Nevenovanie pozornosti kompenzáciám

Vrátené platby sú zľavy, ktoré kupujúci robia pri prevode súm nákupu na kreditné karty maloobchodníkom. Tieto náklady vznikajú vtedy, keď zákazník informuje, že neuskutočnil určitý nákup na kartu alebo že produkt nebol doručený — v prípade elektronického obchodu.

Faktom je, že stratu kompenzácií – ktoré môžu, ale nemusia byť spojené s finančným podvodom – znáša maloobchodník. Zosúladenie, ktoré venuje malú pozornosť kompenzáciám požadovaným zákazníkmi, je chybné a robí spoločnosť zraniteľnou.

Vrátenie prostriedkov môže mať legitímny pôvod – napríklad keď je karta naklonovaná a používa sa na nákupy vo vašom obchode –, ale môže ísť aj o pokusy zákazníka získať peniaze späť aj po vykonaní nákupu – t.j. podvodom.

Preto je potrebné starostlivo sledovať všetky spätné platby vydané nadobúdateľom a použiť letáky na preukázanie možného pokusu o podvod. Táto prax môže spoločnosti pomôcť vyhnúť sa vážnym problémom s hotovosťou a obchodná stagnácia.

3. Neisté sledovanie poplatkov

Keď sa odsúhlasenie vykonáva ručne, je veľmi ľahké prehliadnuť neprimerané poplatky: poplatky nad rámec toho, čo bolo dohodnuté, nadmerné sadzby, mimoriadne úroky pri nákupoch na splátky a iné problémy.

To všetko, keď to ovplyvňuje veľký rozsah predaja, má za následok bolestivé finančné straty pre vrecko obchodníka. V tejto súvislosti zdôrazňujeme: pri zosúlaďovaní kariet sa nespoliehajte len na svoju pozornosť a schopnosť robiť výpočty.

Používanie integrovaných systémov so zosúlaďovaním platieb je najlepším spôsobom, ako prečesať všetky predajné operácie bez toho, aby ste ohrozili každodennú prácu manažérov. Podnikateľ tak získava čas venovať sa svojmu podnikaniu, nadväzovaniu vzťahov a produktívnych partnerstiev bez toho, aby zanechal slepé uhol z hľadiska zmierovania.

4. Dlhé obdobia bez zmierenia

Platby kreditnými kartami na účet spoločnosti prichádzajú do 30 dní — niekedy aj menej, ak podnikateľ žiada o zálohu na pohľadávky alebo je zmluvná lehota kratšia. Obdobie zosúlaďovania nemôže výrazne prekročiť tento interval.

Je bežné si myslieť, že zmierovanie je detail a že pri vykonávaní služby z času na čas bude možné zachytiť akékoľvek nezrovnalosti. Chyby pri spracovaní predaja, zahrnutie poplatkov za zneužívanie a pokusy o podvod sú však bežnejšie, než by ste si mysleli.

Podľa prieskumu SPC a CNDL sa medzi marcom 2018 a marcom 2019 stalo obeťou nejakého druhu podvodu 8,9 milióna Brazílčanov; Klonovanie kreditných kariet (41 %) je zďaleka najbežnejšie.

Toto je len jeden z identifikovateľných problémov v zmierovacom konaní. Dochádza k chybám, ktoré môžu pochádzať napríklad z výpadku pripojenia stroja k systému nadobúdateľa, čo spôsobí, že nákup sa uskutoční v ERP, ale suma nedorazí na bežný účet v dohodnutom termíne.

Preto si vždy aspoň raz za mesiac skontrolujte odsúhlasovací systém ERP a kontrolujte letáky vydávané strojom.

Na čo si dať pozor pri párovaní kariet

Poplatky nadobúdateľa (dojednané vs. zaplatené)

Na platobnom trhu existuje niekoľko možností automatov a každý dodávateľ má svoj vlastný spôsob inkasa. Niektorí účtujú jednorazové poplatky v čase prenájmu, iní zariadenie predávajú a sú aj takí, ktorí účtujú „nájomné“.

Každá operácia je navyše spojená s poplatkami, ktoré sa líšia podľa spôsobu platby (kredit alebo debet) a v prípade kreditu sa úrok zvyšuje podľa počtu splátok. Toto všetko je potrebné mať v zmluve a riadne zaevidované v ERP.

Splátky povolené v nákupoch (zmluvné x uskutočnené)

V zmluve podpísanej s dodávateľom automatu musí byť popísané, koľko splátok je povolených, poplatky za jednotlivé splátky a platobné podmienky.

Tieto údaje musia byť zahrnuté aj v odsúhlasovacom systéme ERP pre automatickú konferenciu. Ak je akýkoľvek poplatok účtovaný v inej sadzbe, systém oznámi rozdiel, aby obchodník mohol konať.

Overenie prevodu

Nakoniec, bankové odsúhlasenie je posledným krokom. Ide o overenie prijatia súm na bankový účet právnickej osoby – a na ktorý, ak je ich viac.

Celý tento konferenčný proces pomáha rozvíjať potrebnú disciplínu pre finančné riadenie podniku. Obchodník, ktorý si je vedomý toho, čo prichádza, čo odchádza a čo by malo prísť v ktorý dátum, môže lepšie plánovať nákupy a získať konkurencieschopnejšie ceny.

Zosúladenie kariet v krajine, kde digitálna mena uberá na trhu s fyzickými bankovkami čoraz viac priestoru, je nevyhnutné pre finančné zdravie spoločnosti. Vyhýbanie sa bežným chybám uvedeným vyššie je jedným zo spôsobov, ako minimalizovať straty a dosiahnuť vyššiu ziskovú maržu.

About admin

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *