Kuidas kirjutada oma esimene töökirjeldus

See artikkel on osa meie ettevõtte alustamise juhendist – meie artiklite kureeritud loendist, mis paneb teid kiiresti tööle!

Olenemata sellest, kas palkate oma parimat sõpra või kedagi, kellega te pole kunagi varem kohtunud, on oluline veenduda, et olete ametijuhendi kirjutanud.

A hea ametijuhend ei ole lihtsalt ülesannete loetelu, vaid pigem juhend, mis on kasulik nii teile kui ka töötajale.

[pullquote position=”right”]Parimad ametijuhendid on kasulikud nii tööandjale kui ka töötajale.[/pullquote]

Kui olete võtnud aega selle läbimõtlemi ja hästi kirjutami, on teie töötajal selge ettekujutus sellest, mida temalt oodatakse, ja seetõttu saab ta teha parima võimaliku töö. Ja sa saad hakkama mõõta nende jõudlust ja nad vastutavad tehtud töö eest.

Kui te ei ole veel töölevõtmise staadiumis, võtke nüüd aega, et hakata mõtlema, millist tüüpi inimest võiksite tulevikus palgata. Teie uue töötaja väärtushinnangud avaldavad teie ettevõttele suurt mõju, eriti kui olete väike.

Kõik sõltub esmamuljest

Ametikirjelduste kirjutamisele palju aega kulutades on veel üks eelis: Teil on suurem võimalus õigeid kandidaate kandideerima meelitada.

Kaaluge: Kui nõuate, et teie töötajatel oleks magistrikraad, siis tõenäoliselt lõikate talentide kogust välja terve osa. Kui see on teie ärivaldkonnas kohustuslik, on see hea.

Aga mis siis, kui otsite inimest, kes oskaks telefonile vastata ja kliendiprobleemide tõrkeotsingut teha? Sel juhul magistrikraad ilmselt suurt midagi ei tähenda. Soovite palgata kedagi, kellel on õige suhtumine – keegi, kes tunneb kaastunnet. Keegi, kes suudab telefoni otsa hüpata ja teha seda, mida introvertne arvutiteadlane ei suuda.

Küsimus on: kuidas sa saad kõik sellest, mis on tõenäoliselt üks lehekülg?

Hea ametijuhendi 3 olulist osa

Parim viis töökirjelduse kirjutami on nagu keskkooli või kolledži essee:

• Esiteks soovite teha oma uurimistööd. Mida peaksite kirjeldusse lisama? Mida teie võistlus sisaldab?
• Järgmisena koostate oma kontuuri. See on hea aeg täppide nimekirja koostami; sisaldama ülesandeid, mida soovite, et töötaja täidaks, nõutavad kvalifikatsioonid, kui teil need on, ja kõik tulemuslikkuse standardid, mida soovite töötajal täita.
• Ja lõpuks seote selle kõik kokku. Veenduge, et teie äriväärtused kajastuksid teie hääletoonis, et olete stiili kaudu jaganud oma taotlejatega ettevõtte kultuuritunnetust ja et olete salvestanud kõik olulised ja täbarad detailid.

Jaotame selle veidi edasi ja räägime sellest, mida soovite katta:

1. Ametikoha konkreetsed andmed

Hea pealkiri: Hea pealkiri on teie valdkonna ja “aegade” jaoks asjakohane. Kui soovite palgata turundajat, kas peaksite reklaamima digitaalse turunduse juhi, sisuturundaja või Interneti-turunduse juhi kohta? Noh, see sõltub tõesti sellest, kus te maailmas asute, sellest, mis on hetkel populaarne, ja teabest, mida peate edastama.

Vältige pealkirju, millel on ainult sisemine tähendus; “Äriesindaja III” ei tähenda kõrvalseisjale midagi. Parem on valida selline tiitel nagu “Äriarendusjuht”.

See on ka hea võimalus oma ettevõtte kultuuri levitada. Näiteks kas saaksite rohkem edasi anda või kutsuda teist sihtrühma kandideerima, palkades klienditeenindaja asemel õnnejuhi?

Võimalik, et peate esmalt veidi uurima.

Lühike kokkuvõte tööst: Siin on märksõna lühike. Soovite anda potentsiaalsetele kandidaatidele ülevaate peamistest kohustustest ja ametikoha eesmärgist. Kas see on täiskohaga töökoht? Kas see on osalise tööajaga? Kas see on praktika? Olge selge!

Lühiülevaade ettevõttest: Öelge ühe kuni kolme lausega, kes on teie ettevõte, mis on teie eesmärk ja mida olete saavutanud. Siin soovite leida tasakaalu aususe ja turunduse vahel. Jah, soovite teha hea pildi, et kandideeriksid head kandidaadid; ei, te ei taha valetada selle kohta, kui suur teie ettevõte on, kui palju olete saavutanud või mida olete teinud.

Nõutavad oskused, kvalifikatsioon või sertifikaadid: Kas teie töötaja vajab tööstusharu, osariigi või muid juriidilisi sertifikaate? Näiteks vajab baarmen jookide serveerimi litsentsi. Loetlege nii nõutavad kui ka eelistatud kvalifikatsioonid. See aitab nisu sõkaldest sorteerida.

Teave juhi ja juhendaja kohta: Kellele uus töötaja aru annab? Millises osakonnas nad töötavad? See teave ei ole alati vajalik, kuid võib aidata kujundada terviklikumat pilti, tagades, et uue kandidaadi jaoks poleks üllatusi ega probleeme, mida peate lahendama.

Asukoha üksikasjad: See ei pea olema eraldiseisev jaotis, kuid võimaliku segaduse vältimi tasub mõningaid üksikasju selgitada. Kus positsioon asub? Kas see on kaugtöö? Kas see on üheksast viieni töö? Kas on vaja reisida ja kui jah, siis kas töötajal peab olema juhiluba või oma auto?

Palk: Ideaalne on lisada ametijuhendisse palk või palgavahemik. See on ka hea koht mis tahes eeliste lisami. Mõned töötajad valivad tööstusstandardist pisut madalama palga, kuid saavad siis suuri eeliseid. Kui teil on ruumi, lisage hüved, puhkusepäevade arv ja muud hüved.

2. Ülesanded, mida kandidaadilt oodatakse

See osa on vaieldamatult ametijuhendi kõige olulisem osa, kuna tööülesanded on täpselt kirjeldatud mida kandidaat peaks suutma teha ja mida ta selles rollis igapäevaselt tegema hakkab.

Samuti paljastavad need rohkem teavet töötaja vastutuse taseme, töö ulatuse ja keerukuse kohta. See peaks aitama välja juurida need, kes ei suuda täita kõiki teie kohustusi, mida neilt nõuate.

Kui te pole veel kindel, kuidas ülesannete loendit koostada, kuid üldiselt teate, millist rolli peate täitma, on siin paar asja, mida saate teha, et aidata teil selle läbi mõelda.

1. harjutus: Koostage ajurünnak kõigi nende ülesannete loendist, mis võtavad palju teie aega või võtavad ära midagi olulisemat, mida võiksite teha. Näiteks, kas vastate kõikidele klientide telefonikõnedele, kui tõesti saaksite inimestega kohtudes parema investeeringutasuvuse? Mõelge kõigile neile asjadele, mida saate delegeerida. Pange need kirja. Kuigi te ei pruugi kõiki neid kohustusi hõlmata üks töökirjeldus, paljud neist saab ilmselt kokku siduda, et need ühe pealkirja alla mahuksid.

2. harjutus: Minge tagasi oma visiooni või eesmärkide juurde. Milliseid asju peate suutma asjatundlikult teha, et jõuda sinna, kuhu soovite? Loetlege need kohustused. Nüüd tööta tagurpidi. Millist rolli peaks see inimene täitma?

Kui loetlete ülesandeid, proovige need võimalikult “aktiiv” muuta. Selle asemel, et kirjutada laiaulatuslik nimekiri üldistest tööülesannetest, nagu „klienditeenindus”, „kirjutusoskus” ja nii edasi, muutke tööülesanded kirjeldavamaks.

See paneb teid sügavamalt järele mõtlema, millist abi vajate, ja annab kandidaadile parema ülevaate sellest, mida te otsite.

Selgitavam ülesannete loetelu võiks olla “sissetulevatele telefonikõnedele vastamine, tarnijatega suhtlemine ja uute varude tellimine, pressiteate kirjutamine ja ettevõtte sotsiaalmeedia profiilide haldamine.” Teil on kohe parem ettekujutus sellest, mida see töö endaga kaasa toob.

Võiksite ülesandeid isegi loolaadsemalt kujundada. Mõelge järgmisele teele: „Tüüpiline päev inimese elus [insert job title here] sisaldab [a list of the duties].”

3. Toimivusstandardid

Ametikirjeldust kasutatakse sageli eesmärgi saavutami: avatud ametikoha täitmi.

Tegelikkuses on see palju enamat. See on võimalus tööandjale oma ootusi paika panna ja see on esimene dokument, mille alusel saab tulemuslikkust mõõta.

Kaaluge: Kui teie töötaja küsib kuue kuu pärast teilt palgatõusu, siis kuidas saate teada, kas maksta neile palka või mitte?

Kui nad on teinud kõik, mida neilt nõutakse, ja teinud rohkemgi, eeldusel, et pole probleeme rahaliste või rahavoogudega, võib-olla soovite neile palgakõrgendust teha, et premeerida nende pingutusi ja julgustada neid jätkama suuri tegusid.

Kuid kui nad ei ole piisavalt hästi esinenud, on see suurepärane aeg kasutada ametijuhendit, et selgitada, miks te ei tee neile palka ega eduta.

Hakka mõtlema ametijuhendile kui koolitusvahendile. Milliseid teadmisi, oskusi ja võimeid peab teie töötajal olema, et täita kõiki oma tööülesandeid oma võimete kohaselt? Kui neil neid oskusi veel pole, kirjeldatakse ametijuhendis üksikasjalikult, mille nimel nad peavad töötama, ja annab teile midagi, mida kasutada, kui on aeg nende töö tulemuslikkuse hindami.

Selguse huvides eraldage see jaotis eraldi loendiks. Näiteks:

Jõudlusstandardid

• Kogu kliendile suunatud kirjalik suhtlus peaks olema vigadeta ja grammatiliselt korrektne
• QuickBooksi raamatupidamissüsteemi tundmine on hädavajalik
• Töötage hästi ja teete meeskonnaliikmetega koostööd