Kuidas üks ettevõte tegi võimalikuks 11-päevase ülemineku kaugtööle

Kate Winkler polnud veel aastatki tegevjuhi ametikohal, kui ta jälgis Rubys umbes 650 inimese üleminekut kaugtööle. Kuid ettevõte täitis ülesande vaid 11 päevaga. Veelgi enam, ettevõttel polnud enne COVID-19 saabumist tegelikult isegi kaugtöötamise üleminekuplaani kivisse raiutud.

Kuidas sai Ruby sellise vägiteoga nii lühikese ajaga hakkama? Kate räägib Ramon Rayle kahest asjast, mille tõttu ettevõte selle kiire ülemineku kaugtööle võimalikuks tegi. Kate ja Ramon räägivad ka uueks tegevjuhiks olemisest ja vanemate talentide leidmisest teie ettevõtte jaoks. Tal on ka kaks asja, millele väikeettevõtted peavad silma peal hoidma.

Tegevjuhist investeerimispankurist tegevjuhini

Kate Winkler on CPA. Ta on juhtinud kahte kiiresti kasvavat tehnoloogiaettevõtet. Ta veetis kümme aastat ka investeerimispanganduses, tõustes Piper Jaffray tehnoloogiagrupi tegevdirektoriks.

Ta asus investeerimispangandusse, kui hakkas lapsevanemaks saama. See võimaldas tal tagasi astuda igapäevasest tegevjuhi kohustusest. Samuti suutis ta veeta kümme aastat nutikate ettevõtjate läheduses, kes ehitasid maailma parimaid väikeettevõtteid.

Kate nimetati Ruby tegevjuhiks eelmisel aastal pärast asutaja Jill Nelsoni pensionile jäämist. Need kaks kohtusid aga umbes neli aastat tagasi.

Kate teadis, et investorid Rubyt toetasid. Sellegipoolest ei teadnud ta, mis Rubyga tegu on.

Pankurile jäi mulje, et firma on lihtsalt automaatvastaja. Portlandis Ruby vastuvõtukeskusest läbi astudes mõistis ta, et see oli palju enamat. Ruby annab oma töötajatele võimaluse teha klientide heaks sada asja, mõistis Jill.

Kate veetis seejärel kuid, aidates Jillil ettevõtte kasvatamise strateegiaid koostada. Seejärel liikus ta edasi. Eelmise aasta veebruaris edasi minnes helistas Jill Kate’ile ja teatas, et läheb pensionile. Kate arvas, et Jill küsis kontakte võimalike tegevjuhtidega, kuid tal paluti kogu asja juhtida.

Mida seenioride talentide otsimine peaks olema

“Peaksime värbamist alati vaatama kui võimalust luua enda ümber rohkem oskusi,” ütleb Kate. Siiski ei leia alati kedagi, kellel on oskused, mis sobivad hästi sinu omadega.

Lisaks võivad ettevõtjad minna kohutavalt emotsionaal, kui palkavad kedagi, kes nende järel ohjad enda kätte võtab.

„Ettevõtjatena – loomulikult, nagu me kõik oleme – tahame kaitsta seda, mida oleme ehitanud,” ütleb Kate. “See on väga riskiga seotud otsus, mille me teeme.”

Peaksime värbamist alati vaatama kui võimalust luua enda ümber rohkem oskusi

See viib kalduvuseni olla emotsionaalsem kui siis, kui proovite astuda sammu tagasi ja hinnata kellegi oskusi teie omadega võrreldes. Kui talt küsiti, käskis Kate Jillil teda mitte valida, sest ta on lihtne otsus. Ta palus end värbamisprotsessist läbi viia, et tagada sobivus ja oskused. Sellegipoolest oli pärast protsessi ilmne, et ta sobis suurepäraselt.

Alusta avatud suhtlemisest

Kui tekib sobivus, muutub see suhtlemise küsimu, ütleb Kate.

Arusaamatused juhtuvad suhtlemise esimesel etapil. See võib olla süüdistus. Mõnikord on see oletus. Avatud ja ausat vestlust võivad takistada mitmed asjad.

Rubysse astus ta sisse ja inimesed ootasid, et ta uuendab äri. Inimesed kartsid, et ta on tehnoloogia tegevjuht ja pankur. Ta võib siseneda ja ootamatult pöörata ettevõttele pöörde, et keskenduda ainult tehnoloogiale.

Selle asemel ütles ta Ruby meeskonnale, et ta tahab kõigepealt vestelda. Ta uuris, mida inimesed armastavad, kus on vaja muutusi ja mis on ettevõttes pühad asjad, mida ei saa puudutada.

Arusaamatused juhtuvad suhtlemise esimesel etapil

“Vaadakem neid sama avatud silmadega ja kus peate olema valmis lubama sellel avatud vestlusel juhtuda, et saaksite tegelikult tagada, et me mõlemad kõnnime esimesel päeval samas suunas,” ütleb Kate.

“Mida ma leidsin, on see, et suurim hirm oli, kas meist ei saa ühtäkki eesmärgipärast organisatsiooni?” lisab ta.

Vestluste läbimisega kinnistus ettevõtte tuum Kate meeles.

„Üks asi, mis Ruby puhul on täiesti tähelepanuväärne, on see, et 100% töötajatest teavad, et meie visioon, meie missioon ja eesmärk on aidata väikeettevõtetel 100 erineval viisil ellu jääda ja areneda. Ja me teeme seda nende väga tähenduslike inimsuhete kaudu. Oleme inimettevõte,” ütleb ta.

Arenege jõustamise kaudu

Kate’i esimene ülesanne Rubys oli tegelikult panna kõik uuesti pühenduma eesmärgile, visioonile ja missioonile. Ta teadis algusest peale, et Rubys on palju talente. Kõik otsused langetasid aga neli inimest, ütleb ta.

See võib olla lihtsalt ettevõtja juhitud ettevõtete olemus. Kuid ettevõtte suutlikkus laieneda sõltus ettevõttes juba olemasolevate talentide kättesaamisest ja vallandamisest, selgitab ta.

Nii et ta asus tööle, et teada saada, mida inimesed teevad. Ta küsis ka üks-ühele seanssidel, mida nad oma töö juures armastavad ja vihkavad. Selle protsessi käigus sai ta teada, et Rubies töötas 1183 individuaalse ülesande kallal. Ainult pooled olid ettevõtte jaoks hädavajalikud, ütleb ta Ramonile.

Meie ees pole muud kui võimalus, eriti nii kiiresti, kui maailm praegu areneb

“Maailm muutub kiiresti. Peame olema väledamad, ”ütleb ta. Kui miski ei tööta, pange see lihtsalt kõrvale ja kasutage järgmist võimalust. “Meie ees pole muud kui võimalus, eriti nii kiiresti kui maailm praegu areneb,” ütleb ta.

Veelgi olulisem on see, et Ruby ei vajanud uut suunda ega visiooni, mõistis Kate. See vajas lihtsalt rohkem suhtlemist ja jõudu. “Kolme kuu jooksul suutsime tõesti oma laiendatud juhtmeeskonda volitada,” selgitab Kate.

Ta seadis oma tegevmeeskonnale südamele, et ta ei oleks enam ainuke otsustaja. “Meie ülesanne on eemaldada ummistused ja meie ülesanne on tagada, et me kõik liiguksime samas suunas,” ütleb ta. See on oluline, isegi kui kõik liiguvad samas üldises suunas. Kui te veidi eksite, muutub see aja jooksul suureks, ütleb Kate.

11-päevane üleminek kaugtööle

Kate sõnul sai Ruby kaugtööle ülemineku vaid 11 päevaga avatud suhtlus ja jõustamine.

Ettevõte töötas juba COVID-i saabudes meeskondadevahelise koostöö, projektipõhiste tegevuste ja eri osakondade ühtsete meeskondade kallal. Kui ta seda ei teeks, poleks ettevõte nii kiiresti kaugtööle üle läinud.

Kui ettevõte pandeemia tagajärgedega ette valmistas, oli ideid palju. Nad võiksid jagada neid ideid kaugtööle ülemineku kohta, sest nad loovad avatud suhtluskultuuri.

Kui plaan kujunes ja jõudis elluviimise aeg, tegutsesid inimesed otsustavalt. See on kõik sellepärast, et Ruby oli andnud nende inimestele võimaluse tegutseda.

Oma töös kajastab Kate neid tavasid. Üks võimalus on assistendi puudumine. Ta tahab olla ligipääsetav, sest ta usub, et kõige parem on kõrv maas hoida.

“Eriti siis, kui ettevõtted muutuvad suureks, on parim viis organisatsiooni tervise ja heaoluga kursis hoidmi organisatsiooniga rääkida.”

Kate veedab umbes poole oma ajast oma tegevmeeskonna ehk oma laiendatud juhtmeeskonnaga suheldes ja koostööd tehes. Ta usub läbipaistvuse vaimu. Ta teab, et inimesed teavad, kus ettevõttes hästi läheb. Inimesed teavad ka, kus see halb on ja mida sellega tehakse.

“Kui kõik vajavad, et ma ettevõttes iga otsuse langetaksin, oleme perses,” ütleb ta. “Seega tahan anda kõigile võimaluse olla abivalmis.”

Kaks väikeettevõtete teemat

Lisaks kaugtööle üleminekule arvab Kate, et väikeettevõtted peaksid praegusel ärimaastikul arvestama kahe teemaga. Need on rahastamine ja andmed.

Finantseerimine

Kate ütleb, et esimest korda pööravad finantsasutused väikeettevõtetele tähelepanu, mida nad väärivad. Need institutsioonid pakuvad ka realistlikke võimalusi väikeettevõtete jätkusuutlikuks rahastami.

Kate ütleb, et isegi enne pandeemiat oli kümnest ettevõttest 7 esimesel kümnendil ebaõnnestunud. Ainult alla kolmandiku ettevõtete omanikest maksis endale regulaarselt.

Mida see siis väikeettevõtte jaoks tähendab? Kate ütleb, et kõik on seotud kirega.

Ta selgitab: “Nad asutasid need ettevõtted, sest teadsid, et saavad üksi paremini hakkama.”

Need ettevõtete omanikud on kirglikud selle vastu, mida nad saavad teha. Nüüd vajavad nad lihtsalt võimalust sellele kirele keskenduda. Ta ütleb, et osa sellest on stabiilne rahastamine, et tasandada ärimudelite tipud ja orud.

Kate soovitab vaadata kaugemale PPP-st, vaid ka uutest Main Streeti pankade käivitatud programmidest.

Andmed

“Andmed on teie parim sõber,” ütleb Kate. “Võimalik on kõik andmed.”

Ruby nägi COVID-19 mõju esmakordselt märtsi keskel, kui kogukond läks oma kohale varjupaika. Üleöö vähenes kõnede maht 40%, ütleb Kate.

Ruby jõudis klientideni. Nad rääkisid klientidele, et langus oli kõikjal. Samuti tuletasid nad neile meelde, et nad mõtleksid, kuidas nende ettevõtted peaksid tulevase tormiga hakkama saama. Kuidas peaksid nad kaugtööle üle minema? Millised olid muud vajalikud otsused?

Ruby küsis klientidelt ennetavalt, kas nad soovivad raha säästmi alandada. Samuti said nad teada, et mõnel ettevõttel puudusid võimalused. Näiteks 60%-l ei olnud veebisaiti. Mõned pole mõelnud oma klientide vestlustoele.

Neid andmeid vaadates loob Ruby suhteid, et olla klientide silmad ja kõrvad kõigis suhtluskanalites. See on otseselt seotud ettevõtte tuumaga. Ruby eesmärk on aidata väikeettevõtetel hallata kliendisuhteid olenemata sellest, kus kliendid kontakti võtavad.

“Andmed ei valeta. See on väga faktiline. Peate seda kasutama peaaegu superjõuna, ” ütleb Kate.