Pracovný list Systém riadenia vs. finančný: porovnania

Čas čítania: 4 minút

V počiatočnej fáze je bežné, že spoločnosť riadi svoje procesy pomocou jednoduchých nástrojov, ktoré nespôsobujú žiadne náklady. V tejto fáze finančná tabuľka pomáha analyzovať účty, zaviesť kontrolu vstupov a výstupov a do určitej miery automatizovať riadenie podniku.

Ale koniec koncov, je používanie finančnej tabuľky kompatibilné s rastom podnikania? Je čas, kedy sa tento nástroj stane zastaraným?

V tomto článku porovnáme päť aspektov podnikového manažmentu, v ktorých môže spoločnosť používať tabuľky aj ERP softvér: organizácia, produktivita, kompatibilita s inými programami a aplikáciami, bezpečnosť a náklady. Poď.

Organizácia

finančný pracovný list

Tabuľky fungujú ako malý softvér vo forme digitálneho dokumentu. Pomocou nich je možné skladať vzorce a makrá, čo sú príkazy zaznamenané používateľom, ktoré automatizujú niektoré funkcie.

Tento nástroj vám tiež umožňuje organizovať tabuľky a grafy, priraďovať farby a robiť správu vizuálnejšiu. Je to obrovský pokrok v porovnaní so správou vykonávanou špičkou ceruzky a zabezpečuje vám široký prehľad o účtoch a výnosoch.

Výzva začína, keď ostatní ľudia v spoločnosti, ktorí používajú rôzne stroje, potrebujú prístup k tabuľke. Ďalším obmedzením je nedostatočná integrácia medzi obchodnými oblasťami. V organizácii s určitou úrovňou zložitosti si používanie tabuliek vyžaduje úsilie, ktoré za to nestojí.

ERP

Manažérsky softvér je už desaťročia spojencom organizácií. Jeho robustnosť a cena až donedávna sťažovali prístup pre malé a stredné spoločnosti. Dnes sa odhaduje, že podľa najnovšieho prieskumu Panorama Mercado ERP tvoria 67 % používateľov ERP malé a stredné podniky a 22 % mikropodniky.

Integrovaný systém riadenia má lepšiu informačnú organizačnú silu ako tabuľkové procesory, čím zabezpečuje absolútnu kontrolu nad obchodnými procesmi. Len na jednej obrazovke je možné pristupovať k údajom o vstupoch, výstupoch, zásobách a ziskovosti.

Program je nainštalovaný na obmedzenom počte počítačov v spoločnosti a používatelia majú poverenia na prístup k funkciám obmedzeným na ich oblasti. Predchádza sa tak dezorganizácii a chybám v dôsledku nesprávneho postupu a procesy získavajú agilitu.

Produktivita

finančný pracovný list

Kontrolné tabuľky existujú už od počiatkov vedeckého manažmentu, no kríženie údajov a výpočty sa museli vykonávať ručne. S prvými elektronickými tabuľkami sa pravidlá zautomatizovali, čo predstavovalo skok v produktivite.

Všetky kategórie a dátové polia je však potrebné vyplniť ručne, jednu po druhej. Vo firmách, ktoré spolupracujú s zásoby materiálu na predajtento aspekt stačí na to, aby ste vedeli, že vykonávanie triviálnych činností, ako je kontrola vstupov a výstupov produktov, zaberie oveľa viac času.

ERP

So systémom riadenia je možné automatizovať úlohy a integrovať všetky oblasti podnikania. Vo vyššie uvedenom príklade skladu je s podporou zberača dát možné označiť prijatý tovar a jeho množstvo a bez väčších problémov odoslať na sklad.

Manažér môže tiež evidovať faktúry pre program, organizovať plánovanie platieb, nakupovať len položky, ktoré potrebuje v požadovanom množstve a efektívne kontrolovať hotovosť.

Táto výhoda tiež znižuje chybovosť, čo pomáha znižovať plytvanie, prevádzkové poruchy, náklady na zásoby a iné bežné problémy.

Kompatibilita

finančný pracovný list

Programy, ktoré sú v súčasnosti na trhu, majú zaujímavé riešenia pre integráciu s inými službami. Tabuľky Google napríklad poskytujú trh aplikácií vyvinutých tretími stranami (doplnky), ktoré do tabuliek prinášajú funkcie, ktoré nie sú natívne pre softvér.

Na druhej strane sa môže stať, že podnikateľovi chýbajú konkrétne riešenia pre jeho potreby a stráca čas testovaním aplikácií, ktoré nie sú príliš užitočné. Koniec koncov, tabuľky sú okrem správy podnikových financií zamerané na mnohé účely.

ERP

Integrovaný manažérsky systém musí byť zasa kompatibilný s externým softvérom, najmä CRM (customer relationship management), kategóriou programu zameranou na vzťah firmy so svojimi zákazníkmi.

Keďže CRM je určené na zhromažďovanie a systematizáciu údajov o zákazníkoch, jeho funkcie sú zriedkavo pokryté integrovaným systémom, ktorého zameraním je prevádzkové riadenie. Keď však tieto dva systémy dobre hovoria, obchodné procesy získajú väčšiu plynulosť a údaje sú centralizované inteligentné rozhodovanie.

Kompatibilita nie je len o CRM. v časoch Priemysel 4.0 a digitálna transformáciaje nevyhnutné, aby počítačové aplikácie boli kompatibilné s riešeniami, ktoré zahŕňajú umelú inteligenciu, internet vecí a konverzačné rozhrania.

Bezpečnosť

finančný pracovný list

Ak spravujete svoju firmu pomocou tohto nástroja, viete si predstaviť, čo sa stane, ak je súbor poškodený alebo dokonca ak dôjde k poruche počítača? Alebo aj keď je cieľom bežných virtuálnych útokov, ako je ransomware (vírusy, ktoré „unesú“ počítače a uvoľnia ich až po zaplatení)?

Ak sú vaše najdôležitejšie obchodné údaje v lokálne uloženej tabuľke, je pravdepodobné, že sa nikdy neobnovia. Súbory programu Excel môžu byť šifrované heslom; napriek tomu stále existuje riziko náhleho zlyhania, ktoré poškodí dokument používaný pri správe.

ERP

ERP pomáha spravovať povolenia používateľov a bráni každému v prístupe k dôležitým funkciám. Ďalšou výhodou je, že údaje možno ukladať na diaľku, aj keď ich zamestnanci môžu zadať z akéhokoľvek počítača.

Proces implementácie softvéru však musí byť dôkladne monitorovaný, pretože dodávateľ bude mať prístup ku všetkým obchodným informáciám. Po migrácii údajov došlo k zlepšeniu obrazu zabezpečenia údajov.

náklady

finančný pracovný list

K dispozícii sú bezplatné možnosti, ako sú Tabuľky a LibreOffice Calc, a platené možnosti, ako je Excel. Vo všeobecnosti je balík kancelárskych aplikácií v počítači už predinštalovaný, takže jeho náklady sú znížené.

Je však dôležité vziať do úvahy náklady vo vzťahu ku všetkým vyššie uvedeným položkám, najmä k produktivite a bezpečnosti. Ak je nástroj bezplatný, ale vytvára prekážky pre fungovanie vašej spoločnosti, je to znak toho, že lacné sa stáva drahým.

ERP

Na trhu ERP existujú možnosti fakturácie pre všetky obchodné profily vrátane bezplatných skúšobných verzií. Pri výbere spoľahlivého dodávateľa si ale treba dať pozor a okrem ceny hľadieť aj na ďalšie aspekty.

Analyzujte napríklad kvalitu služieb a podpory, ako prebieha implementácia, či softvér vyhovuje špecifickým potrebám vášho podnikania a či je prispôsobený veľkosti vašej spoločnosti, ale bez obmedzenia jej rastu.

Dobrý ERP by mal byť zahrnutý do rozpočtu organizácie. Zisk v produktivite, inteligencii a agilite pri vykonávaní procesov presahuje účtovanú cenu a vytvára hodnotu v priebehu času. Ak chcete rozšíriť svoje podnikanie, zvážte prijatie softvéru ERP na integráciu operácií.

About admin

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *